Relance Client Automatisée via Google Sheets & Gmail

Automatiser les rappels de relance client est une étape capitale pour assurer la santé financière de toute entreprise, sans y consacrer un temps démesuré. Grâce à l'automatisation avec n8n, il est désormais possible de déclencher, personnaliser et tracer vos relances — le tout directement depuis Google Sheets et Gmail, gratuitement ou à très faible coût.

Dans cet article, nous vous expliquons comment mettre en place un workflow n8n qui relève automatiquement les factures impayées dans Google Sheets et envoie des rappels personnalisés à vos clients via Gmail. Vous découvrez ainsi comment renforcer la rigueur de votre suivi, sans effort manuel, tout en gardant la maîtrise de votre base de données client.

Présentation du problème résolu

Gérer la relance client à la main est chronophage, source d’erreurs et souvent négligé faute de temps. La saisie manuelle, le suivi des dates et l’envoi individuel d’emails pénalisent votre efficacité et peuvent induire des oublis ou des doublons.

Cette automatisation permet de :

• Détecter chaque matin les factures en retard inscrites dans votre Google Sheet
• Filtrer celles nécessitant une relance
• Envoyer automatiquement un email adapté à chaque client concerné
• Marquer la relance dans votre fichier Google Sheets et dans un onglet de logs pour tracer toutes les actions

Avantages de l'automatisation

• Suivi précis et systématique : plus aucun dossier n’est oublié ou relancé deux fois
• Gain de temps considérable : fini les recherches manuelles et l’envoi d’emails individuels
• Message toujours personnalisé : chaque client reçoit un email adapté à sa situation, sans risque d’erreur de destinataire ou de contenu

Outils impliqués

• Google Sheets : stockage de la base clients et suivi des paiements
• Gmail : envoi des emails de relance
• n8n : moteur d’automatisation orchestrant le processus

Étapes du processus

Voici comment fonctionne le workflow :

Déclencheur initial : Vérification quotidienne

• Le workflow est déclenché automatiquement chaque matin à 9h grâce au module Cron de n8n.

Traitement des données : Extraction et filtre des retards

• n8n lit toutes les lignes clients depuis Google Sheets
• Il filtre automatiquement :
  • Les factures ayant plus de 30 jours de retard (jours_retard > 30)
  • Les paiements encore marqués "En attente"

Actions finales : Relance, suivi et logs

• Personnalisation des emails (objet et contenu adaptés à chaque client, dynamique selon les champs du tableur)
• Envoi de l’email via Gmail automatique
• Mise à jour du Google Sheets (colonne "Dernière relance" ou similaire) avec la date d’envoi
• Ajout d’une ligne dans un onglet de log pour conserver la traçabilité de chaque relance

Avantages de cette automatisation

Gain de temps : Économies concrètes

• Suppression du tri et de la relecture manuelle : plusieurs heures économisées chaque semaine
• Possibilité de scaler le process à des centaines de clients sans effort supplémentaire

Meilleure visibilité/organisation

• Archivage systématique des actions : toutes les relances sont tracées dans un onglet « Logs »
• Historique clair pour chaque client sur le nombre et la date des relances
• Risque d’oubli ou de double action éliminé

Personnalisation/fiabilité

• Chaque email reprend les informations propres au client et à la facture
• Diminution drastique des erreurs d’adressage ou de mauvais montant
• Possibilité de faire évoluer le message type en quelques clics dans n8n

Configuration requise

Pour mettre en place cette automatisation, vous aurez besoin de :

• Un compte Google (Google Sheets et Gmail)
• Accès API activé sur Google Sheets et Gmail (configuration OAuth2 dans n8n)
• Un espace n8n fonctionnel (version cloud ou auto-hébergée)
• Un Google Sheet structuré (au moins : nom_client, email_client, numero_facture, montant, jours_retard, statut_paiement, dernière_relance, etc.)

Permissions/paramétrages :

• n8n doit avoir accès en lecture/écriture au Google Sheet
• Le compte Gmail doit être autorisé à envoyer des mails depuis n8n

Points d'attention

• Quota Gmail : attention à ne pas dépasser la limite d’envoi d’emails journalière de Gmail (environ 500/jour pour Gmail standard)
• Respect RGPD : veillez à informer vos clients de l’automatisation et du traitement des données
• Robustesse des colonnes : S’assurer que la structure du Sheet reste cohérente (pas de colonnes déplacées)
• Gestion des erreurs : prévoir une étape de log d’erreur pour trace des emails non délivrés ou des lignes non traitées

En suivant ces étapes, vous sécurisez et professionnalisez la relance de vos clients. n8n et Google Sheets s’associent pour faire du suivi client un automatisme fiable, évolutif et économique pour votre activité.