Cette automatisation permet de créer un système de sauvegarde automatique de vos données CRM HubSpot vers Google Drive, garantissant la sécurité et la pérennité de vos informations commerciales critiques.
Étapes du processus
1. Déclencheur programmé
Le workflow se déclenche automatiquement :
- Tous les jours à 2h du matin
- Possibilité de personnaliser la fréquence
- Peut être déclenché manuellement si besoin
- Gestion des fuseaux horaires
2. Extraction des données
Le système récupère les informations suivantes depuis HubSpot :
- Contacts : nom, prénom, email, téléphone, entreprise, dates
- Deals : nom, montant, étape, propriétaire, dates importantes
- Propriétés personnalisées selon configuration
- Historique des modifications pour audit
3. Formatage des données
Les données sont formatées pour la sauvegarde :
- Conversion au format CSV pour compatibilité
- Nettoyage des caractères spéciaux
- Normalisation des formats de date
- Ajout d'horodatage pour traçabilité
4. Upload vers Google Drive
Les fichiers sont automatiquement uploadés :
- Stockage dans un dossier dédié
- Nomenclature avec date pour historique
- Compression automatique si nécessaire
- Permissions de sécurité appropriées
5. Notification de succès
Une confirmation est envoyée par email :
- Résumé des fichiers sauvegardés
- Statistiques sur les données exportées
- Liens vers les fichiers sur Google Drive
- Alerte en cas d'erreur
Avantages de cette automatisation
Sécurité des données
- Sauvegarde automatique : Aucun risque d'oubli
- Historique complet : Conservation des versions précédentes
- Redondance : Copies multiples de vos données critiques
Conformité réglementaire
- Audit trail : Traçabilité complète des sauvegardes
- Rétention : Gestion automatique de la durée de conservation
- Accès contrôlé : Permissions et sécurité Google Drive
Récupération facilitée
- Format standard : Fichiers CSV facilement importables
- Organisation : Structure claire et datée
- Restauration rapide : Processus de récupération simplifié
Configuration requise
Pour mettre en place cette automatisation, vous aurez besoin de :
- Compte HubSpot avec accès API complet
- Compte Google Drive avec espace de stockage suffisant
- Compte n8n (recommandé version payante pour fiabilité)
- Connaissances intermédiaires en automation
Temps d'installation
- Configuration initiale : 45-60 minutes
- Tests et validation : 30-45 minutes
- Documentation procédures : 30 minutes
- Formation équipe : 1 heure
Cette automatisation est essentielle pour les entreprises qui utilisent HubSpot et souhaitent sécuriser leurs données commerciales critiques avec une solution de sauvegarde fiable et automatisée.