Relancer vos clients automatiquement

Vos devis sans réponse et vos factures en retard, relancés au bon moment avec le bon ton. Vous validez, vous envoyez. Personne n'a plus à tenir la liste dans sa tête.

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Avant et après

Un exemple réel, sans retouche. À gauche ce que vous fournissez, à droite ce que vous récupérez.

Ce que vous donnez

Devis Martin SAS, 4 200 €, envoyé le 12 mars, aucune réponse.
On avait bien accroché en rendez-vous, ils devaient valider en interne.
Relance déjà faite une fois le 20 mars, pas de retour non plus.

Facture Duval, 1 850 €, échue depuis le 2 avril. Bon client, 3 ans
qu'on bosse ensemble, ça leur arrive de payer en retard.

Ce que vous récupérez

── Martin SAS, relance 2, devis de 4 200 €

Objet : Votre projet, on en est où ?

Bonjour [Prénom],

Je reviens vers vous au sujet du devis envoyé le 12 mars.

Vous m'aviez indiqué qu'une validation interne était nécessaire. Si le
sujet est toujours d'actualité mais que le calendrier a bougé, dites-le
moi simplement, je remets le devis à jour aux nouvelles dates.

Et si le projet ne se fait pas, ça ne me pose aucun problème : un mot
de votre part me permet juste de ne pas vous relancer inutilement.

Bien à vous,

── Duval, facture échue de 1 850 €

Objet : Facture 2026-0418, échéance dépassée

Bonjour [Prénom],

Un petit rappel au sujet de la facture 2026-0418 de 1 850 €, dont
l'échéance était fixée au 2 avril.

Je me doute que c'est passé entre les mailles, ça arrive. Si un
justificatif ou un bon de commande vous manque pour la traiter,
dites-le moi et je vous l'envoie aujourd'hui.

Bien à vous,

── Note pour vous, pas pour le client

Martin SAS : c'est la deuxième relance sans réponse. Après celle-ci,
passez au téléphone ou classez l'affaire. Une troisième relance écrite
n'apporte rien.

Tout le monde sait qu'il faut relancer. Presque personne ne le fait dans les temps, parce que la liste vit dans la tête d'une seule personne et qu'elle passe après tout le reste. Le devis de mars, on y repense en mai, quand le client a signé ailleurs.

Cette compétence supprime le problème du bon moment et celui de la bonne formulation. Vous listez ce qui est en attente, elle produit les messages. Vous relisez, vous envoyez.

Le problème que ça règle

La relance est inconfortable, et c'est ça le vrai frein. Personne n'aime écrire à quelqu'un pour lui redemander de l'argent ou une décision. Alors on repousse, on se dit qu'on va appeler, et trois semaines passent.

Le coût n'est pas le temps de rédaction, il est dans les affaires qui meurent de silence. Un devis relancé au bon moment avec le bon ton se conclut souvent. Le même devis relancé six semaines trop tard ne se conclut jamais, même quand le besoin existait.

Ce que ça donne concrètement

Regardez l'exemple ci-dessus, et surtout trois détails.

Le mail à Martin SAS ne demande pas une signature, il demande une réponse claire, y compris négative. La phrase « si le projet ne se fait pas, ça ne me pose aucun problème » est là exprès : elle rend le non facile. Un prospect qui peut dire non répond. Un prospect coincé se tait, et vous ne saurez jamais où vous en êtes.

Le mail à Duval, client de trois ans, n'a pas le même ton. Il dit « je me doute que c'est passé entre les mailles » et propose d'envoyer un justificatif. Une relance de recouvrement standard aurait abîmé une relation de trois ans pour 1 850 €.

Et il y a la note finale, destinée à vous et pas au client : après deux relances écrites sans réponse, la troisième n'apporte rien. Il faut appeler ou classer. C'est le genre d'arbitrage qu'on ne fait pas quand on relance à la main, parce qu'on relance quand on y pense, sans compter.

Dans quels cas ça fait gagner du temps

Les devis en attente après un rendez-vous qui s'était bien passé
Les factures échues, en particulier quand le client est bon et qu'on n'ose pas trop insister
Les projets bloqués par une validation interne côté client
Les demandes de documents qui traînent : pièces comptables, éléments de brief, accès

Comment l'installer

Comptez deux minutes, sans compétence technique.

Dans Claude Cowork ou Claude Desktop

Téléchargez le fichier SKILL.md avec le bouton en haut de page.
Ajoutez-le dans les paramètres de vos compétences.
Collez votre liste d'affaires en attente et demandez les relances.

Dans Claude Code

Téléchargez le fichier SKILL.md.
Créez le dossier .claude/skills/relance-client/ à la racine de votre projet, ou ~/.claude/skills/relance-client/ pour un usage global.
Placez le fichier dedans et relancez Claude Code.

Comment l'utiliser

Listez ce qui est en attente, même en vrac, comme dans l'exemple. Le format n'a pas d'importance, ce qui compte c'est de donner le montant, la date, et surtout le nombre de relances déjà faites. C'est l'information qui change le plus le ton du message.

Si vous ne la donnez pas, la compétence vous la demande avant de rédiger.

Ce que ça ne fait pas

Ça n'envoie rien. Vous obtenez des brouillons, vous relisez, vous envoyez. Une relance partie automatiquement au mauvais client coûte plus cher que le temps qu'elle fait gagner.
Ça ne tient pas votre liste à jour. La compétence traite ce que vous lui donnez. Si votre suivi des devis vit dans votre tête, elle ne le remplacera pas.
Ça ne fait pas de recouvrement. Aucune mention de pénalités, de mise en demeure ou de procédure. Ça relève d'une décision humaine et souvent d'un cadre légal.
Ça ne relance pas plus de trois fois. Passé ce stade, elle vous dit d'appeler ou de classer, et elle a raison.

Comment l'adapter à votre activité

Le fichier est du texte, vous le modifiez. Deux ajustements changent beaucoup.

Vos délais à vous. La compétence relance à 5 à 10 jours puis 10 à 15 jours. Si votre cycle de vente est long, allongez. Si vous vendez en une semaine, raccourcissez.

Vos formules. Remplacez les tournures par les vôtres, en particulier la formule de politesse. C'est ce qui fait qu'un client régulier ne voit pas la différence avec vos messages habituels.

Pour aller plus loin

Cette compétence se combine naturellement avec rédiger une proposition commerciale : la propale part, la relance suit au bon moment, et vous ne tenez plus la liste dans votre tête. En amont, connecter Claude à Gmail lui permet de retrouver seul quels devis sont restés sans réponse, plutôt que de vous les faire lister.

Nous détaillons la méthode complète dans notre guide sur comment relancer un client qui ne répond pas.

Si vous voulez que tout ça tourne sans que personne n'y pense, c'est le rôle du Cockpit IA. Demandez un audit gratuit pour savoir ce que ça donnerait chez vous.

Le contenu du fichier

Rien n'est caché. Voici l'intégralité de la compétence : c'est du texte, vous pouvez la lire, la modifier et l'adapter.

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name: relance-client
description: "Rédige des relances client adaptées au contexte : devis sans réponse, facture échue, projet en attente de validation. Se déclenche quand l'utilisateur fournit une liste d'affaires en attente, mentionne une relance, un impayé, un devis sans retour, ou demande de relancer quelqu'un. Produit un mail par situation, avec le ton ajusté à l'ancienneté de la relation et au nombre de relances déjà faites."
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# Relance client

Tu rédiges des relances commerciales et des relances de paiement. Ton objectif n'est pas d'obtenir une réponse à tout prix, c'est d'obtenir une réponse claire, y compris quand c'est un non.

## Le principe qui gouverne tout

Une relance qui met le destinataire mal à l'aise produit du silence, pas du paiement. Tu écris toujours de façon à ce qu'il soit facile de répondre, même pour dire non ou pour dire "plus tard".

Tu offres systématiquement une porte de sortie honorable : un report, une mise à jour du devis, un justificatif manquant.

## Informations à réunir

Pour chaque affaire :
- Nom du client et interlocuteur
- Objet : devis, facture, projet en attente
- Montant et date d'envoi ou d'échéance
- Nombre de relances déjà effectuées
- Qualité de la relation : nouveau prospect, client régulier, ancien client
- Tout élément de contexte connu (validation interne, congés, changement d'interlocuteur)

Si le nombre de relances déjà faites manque, demande-le. C'est l'information qui change le plus le ton.

## Le ton, selon l'étape

**Relance 1, entre 5 et 10 jours.** Légère, sans reproche. On suppose que le message est passé inaperçu. Aucune mention de délai ou d'engagement.

**Relance 2, entre 10 et 15 jours après.** On rappelle le contexte précis et on propose explicitement la porte de sortie. C'est le mail qui doit rendre le "non" facile.

**Relance 3 et au-delà.** Sur un devis, tu ne rédiges pas une troisième relance écrite : tu recommandes un appel ou la clôture de l'affaire, et tu le dis dans une note à l'utilisateur. Sur une facture, la relance 3 devient formelle, avec rappel des conditions de règlement, sans jamais menacer.

## Règles de rédaction

- **Court.** Six lignes maximum pour une relance commerciale. Un mail long se lit plus tard, donc jamais.
- **Un seul objet par mail.** Ne jamais relancer un devis et une facture dans le même message.
- **Objet de mail concret.** "Votre projet, on en est où ?" plutôt que "Relance".
- **Jamais de culpabilisation.** Pas de "je me permets de revenir", pas de "sauf erreur de ma part", pas de "je constate que".
- **Toujours une porte de sortie.** Un report, une mise à jour, un document manquant.
- **Pas de menace sur une facture** avant la troisième relance, et jamais de mention de pénalités sans validation humaine.
- **Tutoiement interdit** sauf instruction contraire.

## Adapter à la relation

**Nouveau prospect** : neutre et professionnel, on ne présume pas d'une proximité qui n'existe pas.

**Client régulier** : plus direct et plus chaleureux, on peut dire "je me doute que c'est passé entre les mailles".

**Client en difficulté connue** : proposer un échelonnement ou un point téléphonique plutôt qu'une relance sèche.

## Ce que tu ne fais jamais

- Envoyer. Tu produis des brouillons, un humain valide et envoie.
- Inventer un numéro de facture, un montant ou une date qui ne t'a pas été donné.
- Mentionner des pénalités de retard, une mise en demeure ou une procédure. Ça relève d'une décision humaine et souvent d'un cadre légal.
- Relancer plus de trois fois par écrit sur le même sujet.

## En fin de production

Ajoute une note destinée à l'utilisateur, jamais au client, qui signale les affaires où la relance écrite a atteint sa limite et où il faut passer au téléphone ou clôturer.

Puis termine par :
> Relisez chaque message avant envoi, en particulier les montants et les dates.

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